Attestation de vigilance URSSAF : le dossier du sous-traitant

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Quand vous intervenez en sous-traitance pour un organisme de formation, votre donneur d'ordre doit vérifier que vous êtes en règle. Il vous réclame donc un dossier de justificatifs — et il doit le renouveler régulièrement. Voici ce qu'on vous demande, pourquoi, et pendant combien de temps c'est valable.

Pourquoi votre client vous demande ces documents

Pour tout contrat d'au moins 5 000 €, le donneur d'ordre a une obligation légale de vigilance (article L.8222-1 du Code du travail) : il doit s'assurer, tous les six mois jusqu'à la fin du contrat, que son sous-traitant déclare bien son activité et paie ses cotisations. S'il ne le fait pas, il peut être tenu solidairement responsable. D'où les relances régulières que vous recevez.

Le dossier type

Les pièces habituelles du dossier

  • Attestation de vigilance URSSAF — prouve que vous êtes à jour de vos déclarations et cotisations. Valable 6 mois ; à re-télécharger sur votre espace urssaf.fr.
  • Extrait Kbis (ou avis de situation SIRENE / INSEE pour un micro-entrepreneur) — prouve l'existence de l'entreprise. On l'attend généralement de moins de 3 mois.
  • Assurance responsabilité civile professionnelle — l'attestation en cours de validité (renouvelée chaque année).
  • Selon les centres : NDA, CV, diplômes/habilitations, attestation d'assurance décennale, etc.
À retenir

Une attestation de vigilance a 6 mois de validité, un Kbis généralement 3 mois — au-delà, ils sont périmés aux yeux de votre donneur d'ordre.

Le vrai problème : tout garder à jour

Ces documents expirent, chacun à son rythme. Le formateur qui travaille avec plusieurs centres passe un temps fou à retrouver la bonne version, vérifier qu'elle n'est pas périmée, et la renvoyer à chaque demande. Une vigilance oubliée depuis plus de six mois, et c'est une mission qui se bloque.

Avec Planly

Un coffre-fort qui vous prévient avant l'expiration

Planly centralise tous vos justificatifs dans un espace Documents. L'app calcule la date d'expiration de chaque pièce (6 mois pour la vigilance, 3 mois pour le Kbis, date de fin pour l'assurance) et vous alerte avant qu'elle ne périme — badge dans l'app et email de rappel. Quand un client vous les réclame, vous les transmettez en un clic, en pièce jointe ou via un lien : toujours la version à jour, au bon nom de fichier.

Écran Planly de l'espace Documents : cartes de justificatifs avec leur date d'expiration, dont une attestation de vigilance URSSAF expirée signalée en rouge.
Chaque document affiche sa date d'expiration ; celui qui a périmé est signalé sans attendre la relance du client.

Ayez toujours tous vos documents à jour.

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Pour aller plus loin

Cette page est une information générale, à jour à sa date de publication. Elle ne constitue pas un conseil juridique : pour une situation particulière, rapprochez-vous de votre conseil, de votre expert-comptable ou de l'administration compétente.