Synchronisation de votre planning

Planly vous permet de partager votre planning à vos clients (centres de formation, donneurs d'ordre) sous forme d'un abonnement iCal. Une fois le lien ajouté à leur calendrier (Google, Outlook, Apple), les modifications que vous faites dans Planly se propagent automatiquement. Aucune action de leur part n'est nécessaire pour la mise à jour.

Délais de synchronisation par plateforme

Le contenu de votre lien iCal est mis à jour en temps réel côté serveur : chaque modification dans Planly est immédiatement reflétée. En revanche, la fréquence à laquelle le calendrier de votre client va re-télécharger ce lien est imposée par sa plateforme — pas par Planly. Voici les délais standards :

⚠️ Ces délais sont communs à tous les outils de planning du marché(Calendly, Cal.com, Doodle, Acuity…). C'est une limitation du protocole iCal, pas un défaut d'Planly. Pour une mise à jour immédiate, utilisez le lien web partagé (option "Lien web" dans le modal Export client).

Procédure pour Outlook 365

1. Ouvrez Outlook 365 (web ou desktop).
2. Allez dans Calendrier → Ajouter un calendrier.
3. Sélectionnez S'abonner à partir du web (ou From Internet).
4. Collez l'URL iCal que votre formateur vous a transmise (elle se termine par .ics).
5. Nommez le calendrier (ex : "Planning formateur") et validez.
6. Le calendrier apparaîtra sous Autres calendriers et se mettra à jour automatiquement toutes les 1 à 3 heures.

💡 Astuce Outlook desktop : pour accélérer la fréquence, allez dans Fichier > Options > Avancé > Envoyer/Recevoir et réglez l'intervalle du calendrier Internet à 60 minutes.

Procédure pour Apple Calendar

1. Ouvrez l'app Calendrier sur Mac ou iPhone/iPad.
2. Menu Fichier > Nouvel abonnement à un calendrier (Mac) ouComptes > Ajouter > Autre > Calendrier CalDAV (iOS).
3. Collez l'URL iCal.
4. Configurez l'intervalle de mise à jour (15 min recommandé pour un usage pro).
5. Validez. Le calendrier apparaît dans la liste à gauche.

Procédure pour Google Calendar

1. Ouvrez calendar.google.com.
2. Dans la colonne de gauche, cliquez sur le + à côté de "Autres agendas".
3. Sélectionnez À partir de l'URL.
4. Collez l'URL iCal et cliquez Ajouter un agenda.
5. Le calendrier apparaît sous "Autres agendas". Google peut mettre jusqu'à 24 heures pour le peupler la première fois.

Cas spécifique : centre de formation qui demande un partage Google Agenda

Certains gros centres de formation demandent à leurs formateurs indépendants un partage via Google Agenda. Leur outil de planning interne consomme spécifiquement des liens Google Calendar et non des liens iCal directs.

Voici la procédure officielle à suivre — elle prend 5 minutes la première fois :

1. Dans Planly — allez sur /calendar → bouton Export client → onglet iCal. Sélectionnez le client demandeur et générez un lien iCal dédié à ce client. Copiez l'URL générée (elle se termine par .ics).
2. Dans Google Calendar — allez sur calendar.google.com, cliquez sur le + à côté de "Autres agendas" →À partir de l'URL → collez l'URL iCal Planly →Ajouter un agenda.
3. Attendez que Google peuple le calendrier — jusqu'à 24 heures pour la première synchronisation. Vous pouvez vérifier en rafraîchissant la page Google Calendar.
4. Récupérez l'adresse Google secrète — dans Google Calendar, cliquez sur le calendrier que vous venez d'ajouter dans la sidebar → engrenage des options →Paramètres et partage → descendez jusqu'à Intégrer l'agenda→ copiez le champ "Adresse secrète au format iCal".
5. Transmettez cette adresse Google au centre de formation par email, en réponse à leur demande de partage.

Évolutions à venir

Une intégration Google Calendar native (via OAuth) est en cours d'étude pour permettre une synchronisation Planly → Google en quelques secondes (au lieu de 24h). Cette évolution viendra réduire le délai total à environ 24h maximum (au lieu de 48h).

Questions fréquentes

Mon client voit-il les détails de mes autres engagements ?

Non. Quand vous créez un lien iCal dédié à un client, il voit uniquement les sessions le concernant en clair. Pour toutes vos autres journées de travail, il voit uniquement "Indisponible" (sans aucune information sur le client tiers, le lieu, le type de formation, etc.).

Comment révoquer un lien partagé ?

Allez dans Réglages → Mon entreprise (à venir). En attendant, contactez le support pour révoquer un lien.

La modification que je viens de faire n'apparaît pas chez mon client

C'est normal pendant le délai de synchronisation (cf. tableau plus haut). Vous pouvez vérifier que la modification est bien dans Planly en ouvrant directement l'URL iCal dans votre navigateur — si elle y figure, le serveur Planly fait son travail, c'est juste la plateforme de votre client qui n'a pas encore re-tiré le lien.

Combien de liens iCal puis-je créer ?

Autant que vous voulez. La bonne pratique est de créer un lien dédié par client— cela permet de révoquer un seul lien en cas de fin de collaboration, sans impacter les autres clients.